L’externalisation de l’accueil téléphonique est une solution de plus en plus appréciée par les entreprises. Les PME, les professions libérales et même les grands comptes optent pour l’outsourcing. Toutefois, la réussite de l’externalisation dépend de certains paramètres notamment de la fiabilité du prestataire. Il existe de nombreuses façons pour trouver un partenaire qualifié et sérieux afin de pouvoir profiter de tous les avantages de cette pratique.
Externalisation téléphonique : en France ou à l’étranger ?
L’externalisation téléphonique peut être confiée à une plateforme basée sur le territoire français ou à l’étranger. La majorité des entreprises françaises préfèrent la proximité géographique, car elles sont plus sereines de confier leur permanence téléphonique à un partenaire installé en France du fait de l’ancrage culturel entre autres.
Cependant, la délocalisation dans un pays étranger présente aussi certains points forts. À titre d’exemple, une délocalisation au Sénégal permet de réaliser une économie de 30 % sur une prestation de 1 000 euros. De plus, les prestataires délocalisés disposent des mêmes compétences que ceux installés en France. Grâce à l’avancée des nouvelles technologies et d’internet, l’éloignement géographique ne constitue plus un obstacle pour choisir un prestataire à l’étranger. Toutefois, avant la signature d’un contrat avec un partenaire à l’étranger, il est judicieux de vérifier le cadre juridique du pays.
Prestataires : comment bien choisir ?
Le choix du prestataire qui prendra en charge votre service de secrétariat téléphonique est primordial. Outre le choix du pays, il faut se baser sur différents autres critères pour trouver l’outsourcer idéal. Pour arrêter son choix, la meilleure solution est de visiter les locaux du prestataire. Le déplacement permet d’apprécier les qualités du service offert et observer la façon dont les opérateurs traitent les appels. Si un déplacement ne peut être effectué, faire un test reste une bonne solution.
De nombreux prestataires proposent de réaliser un essai pendant une semaine, voire un mois, afin de permettre à ses clients d’avoir une meilleure idée de leurs services. Informez-vous également sur les éventuels labels qualité que dispose le prestataire. Cela constitue un véritable gage de qualité. Vous pouvez également vous appuyer sur l’avis de leurs anciens/actuels clients. Bien que les prestataires restent assez discrets sur ce point, en insistant un peu, vous accéderez certainement à quelques références.
Externaliser la permanence téléphonique : une solution avantageuse
La permanence téléphonique confiée à une société offshore permet de bénéficier de plusieurs avantages notamment sur le plan financier. La sous-traitance est une solution très rentable. L’entreprise n’aura pas à se préoccuper des frais liés au recrutement de personnel, à leur formation ou à la mise en place des différentes démarches administratives. L’entreprise peut également faire des économies sur les frais d’abonnement téléphonique, le coût des équipements, etc. L’externalisation permet de bénéficier d’une grande flexibilité et d’une forte réactivité. De nombreux prestataires proposent une permanence téléphonique dans la soirée, voire même 24 h/24 ou 6 j/7. D’autres opérateurs sont accessibles 7 j/7 et même durant les jours fériés. Cette disponibilité influence grandement l’image de l’entreprise. Les opérateurs sont également très réactifs et surtout formés à leurs tâches. Ainsi, les clients ou les prospects seront pris en charge rapidement et éviteront les longues attentes qui sont souvent mal perçues.